Handelsregisterauszug
So sehen Sie ihn kostenlos ein

Was ist ein Handelsregisterauszug?

Der Handelsregisterauszug gibt die im Handelsregister eingetragenen Daten eines Unternehmens wieder. Er dokumentiert, wer die Firma nach außen vertreten darf, und dient als Existenznachweis, etwa gegenüber Banken, Geschäftspartnern, Notaren oder Behörden.

Das deutsche Handelsregister wird von den Amtsgerichten geführt. Es besteht aus der Abteilung A für Einzelkaufleute und Personengesellschaften (zum Beispiel e. K., OHG, KG) und der Abteilung B für Kapitalgesellschaften (zum Beispiel GmbH, UG, AG). Daraus ergeben sich die Registernummern: HRA gefolgt von einer Nummer für Abteilung A, HRB für Abteilung B. Die Nummer ist nur zusammen mit dem Registergericht eindeutig, denn jedes Gericht vergibt seine eigenen Nummern.

Die Einsicht in das Handelsregister steht nach § 9 Abs. 1 HGB jedem offen. Ein berechtigtes Interesse müssen Sie nicht nachweisen.

Handelsregisterauszug kostenlos einsehen

Die Registerdaten aller deutschen Unternehmen lassen sich über das gemeinsame Registerportal der Länder unter handelsregister.de abrufen. Der einfache Abruf ist dort seit dem 1. August 2022 gebührenfrei. Sie benötigen die Firma oder die Registernummer, bei häufigen Namen hilft das Registergericht als Zusatz.

Firmium zeigt Registerdaten aus dem Handelsregister im Firmenprofil (Registernummer, Registergericht, Organe, Bekanntmachungen). Das ist kein Handelsregisterauszug. Einen amtlichen Auszug erhalten Sie ausschließlich über handelsregister.de bzw. das zuständige Registergericht.

Der Abruf liefert den Registerinhalt als PDF, das Sie speichern oder ausdrucken können. Beachten Sie, dass die Daten dem Stand der Registergerichte entsprechen: Eine Änderung, die gerade erst angemeldet wurde, erscheint erst, wenn das Gericht sie eingetragen hat.

Was steht im Handelsregisterauszug?

Handelsregisterauszug lesen: die wichtigsten Angaben

Ein Auszug wirkt auf den ersten Blick kompakt und etwas sperrig. Diese Angaben sind für die Praxis am wichtigsten:

• Firma und Rechtsform: die genaue Firma samt Rechtsformzusatz. Sie gehört in Verträge und Rechnungen.
• Sitz: der Ort des Gesellschaftssitzes. Das Amtsgericht, in dessen Bezirk er liegt, ist das zuständige Registergericht.
• Gegenstand des Unternehmens: die Tätigkeit, die im Register eingetragen ist (bei Kapitalgesellschaften).
• Kapital: das Stammkapital der GmbH bzw. das Grundkapital der AG.
• Vertretungsregelung: wer die Firma vertritt, allein oder nur gemeinsam mit anderen. Häufig ist hier auch eine Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB eingetragen.
• Prokura: Prokuristen und die Art ihrer Vertretungsbefugnis.
• Eintragungen: Tag und Art der einzelnen Eintragungen, so dass Sie Änderungen nachvollziehen können.

Wollen Sie wissen, wer einen Vertrag wirksam unterschreiben darf, ist die Vertretungsregelung die entscheidende Zeile. Sie lohnt sich auch bei Namensgleichheit: Vergleichen Sie Registernummer und Registergericht, nicht nur den Firmennamen.

Wann brauchen Sie einen Handelsregisterauszug?

Ein Auszug kommt in vielen Alltagssituationen ins Spiel:

• Konto, Kredit oder Leasing: Banken und Leasinggeber verlangen den Nachweis, dass die Firma existiert und wer sie vertritt.
• Vertragsabschluss und Geschäftspartner-Prüfung: Sie prüfen vor einem größeren Auftrag, ob Firma, Sitz und Vertretungsberechtigte stimmen.
• Notartermine: etwa bei Gesellschafterbeschlüssen, Anteilsübertragungen oder Grundstückskäufen.
• Ausschreibungen und Behörden: Vergabestellen und Ämter fordern häufig einen aktuellen Nachweis.
• Geldwäscheprävention und KYC: Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz klären die Identität juristischer Personen unter anderem anhand eines Handelsregisterauszugs.

Die empfangende Stelle legt fest, ob ein Ausdruck aus dem Registerportal genügt oder ein beglaubigter Auszug verlangt wird.

Handelsregisterauszug über das Registerportal abrufen: Schritt für Schritt

So kommen Sie über das amtliche Registerportal in wenigen Minuten zum Auszug, den Sie suchen:

1. Register und Registernummer klären. Beides gehört ins Impressum der Firma (§ 5 Abs. 1 Nr. 4 DDG verlangt die Angabe des Registers und der Registernummer) und steht in jedem Firmenprofil, das zuständige Registergericht dort ebenfalls. Mit dem Tool zur Prüfung der Handelsregisternummer kontrollieren Sie das Format vorab.
2. Auf handelsregister.de die Registersuche öffnen und Firma oder Registernummer samt Bundesland bzw. Registergericht eingeben.
3. Den richtigen Treffer wählen und die Registerinformationen öffnen. Dort stehen je nach Eintragung verschiedene Abdrucke und Dokumente zum Abruf bereit.
4. Den gewünschten Abdruck abrufen (siehe unten: aktueller oder chronologischer Abdruck) und als PDF speichern.
5. Brauchen Sie einen beglaubigten Auszug, beantragen Sie ihn beim zuständigen Registergericht. Antragsweg und Gebühr nennt das Gericht bzw. das Registerportal vor der Bestellung.

Aktueller und chronologischer Abdruck

Das Registerportal bietet den Registerinhalt unter anderem in diesen Formen an. Welche für Sie passt, hängt vom Zweck ab:

• Aktueller Abdruck: der heute gültige Registerinhalt. Er genügt für die meisten Zwecke, etwa Vertragsprüfung oder Kontoeröffnung.
• Chronologischer Abdruck: alle Daten seit Beginn der elektronischen Registerführung in zeitlicher Reihenfolge, einschließlich später gelöschter Angaben.
• Historischer Abdruck: die Daten, die vor der Umstellung auf die elektronische Registerführung galten, soweit sie im Portal vorliegen.

Tipps: Häufige Stolperfallen beim Auszug

Mit diesen Hinweisen vermeiden Sie die typischen Fehler bei der Anforderung und Prüfung:

• Registergericht immer mitführen: Eine Registernummer allein reicht nicht, denn dieselbe Nummer kann bei verschiedenen Gerichten vergeben sein.
• Abrufdatum festhalten: Der Auszug zeigt nur den Stand zum Abruf. Verlangt die empfangende Stelle einen Auszug, der nicht älter als eine bestimmte Zeit ist, rufen Sie ihn erst kurz vor der Einreichung ab.
• Ähnliche Firmen unterscheiden: Prüfen Sie bei Namensgleichheit Sitz und Registernummer, bevor Sie sich auf einen Treffer verlassen.
• Eigentümer gesondert klären: Der Auszug nennt die Gesellschafter einer GmbH nicht. Sie stehen in der Gesellschafterliste, die als eigenes Dokument im Registerordner liegt.
• Bilanzen woanders suchen: Jahresabschlüsse finden Sie nicht im Auszug, sondern im Unternehmensregister.

Was kostet ein Handelsregisterauszug?

Der einfache Abruf von Registerdaten und Dokumenten über handelsregister.de ist seit August 2022 gebührenfrei. Für beglaubigte Auszüge erhebt das Registergericht eine Gebühr. Ihre Höhe nennt das Registergericht bzw. das Registerportal vor der Bestellung, und nur diese amtliche Angabe ist verbindlich.

Vorsicht bei Drittanbietern: Manche Dienste berechnen für den Abruf eigene Entgelte, obwohl die zugrunde liegenden Registerdaten amtlich kostenfrei abrufbar sind. Prüfen Sie vor der Bestellung, was Sie tatsächlich erhalten.

Handelsregister, Unternehmensregister, Firmenbuch und Zefix

Der Begriff Handelsregisterauszug gilt für Deutschland. Daneben gibt es verwandte Register, die gern verwechselt werden:

• Unternehmensregister (unternehmensregister.de): zentrales Portal für Registerbekanntmachungen, Jahresabschlüsse und weitere veröffentlichungspflichtige Unternehmensdaten. Es ersetzt das Handelsregister nicht, ergänzt es aber um Bilanzen.
• Firmenbuch (Österreich): das österreichische Pendant, mit FN-Nummer statt HRB-Nummer. Der Auszug heißt Firmenbuchauszug.
• Handelsregister (Schweiz): wird von den Kantonen geführt und ist über Zefix, den zentralen Firmenindex des Bundesamts für Justiz, durchsuchbar. Die Zefix-Daten haben keine Rechtswirkung, maßgeblich sind die kantonalen Registereinträge, beglaubigte Auszüge kommen vom kantonalen Handelsregisteramt. Der Auszug heißt Handelsregisterauszug, folgt aber schweizerischem Recht.

Registerdaten, Historie und Organe im Firmenprofil

Firmium zeigt Registerdaten aus dem Handelsregister im Firmenprofil (Registernummer, Registergericht, Organe, Bekanntmachungen). Jedes Profil zeigt den Stand seiner Registerdaten.

Ein Firmenprofil ist kein Handelsregisterauszug und ersetzt weder den amtlichen noch den beglaubigten Auszug. Handelsregisternummer prüfen oder Firma suchen.